FoBi 2 - das digitale Formular zur Anmeldung an Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen
Am 11. Januar 2021 ist die zweite Version des digitalen Fortbildungsprogramms für Beschäftigte der TU Dortmund im ServicePortal online gegangen. Nach genau drei Jahren ist damit ein weiterer Meilenstein bei den Anmeldungsseiten zum Fortbildungsprogramm abgeschlossen.
Was bisher geschah: Mitte 2016 stellte die Abteilung Personalentwicklung beim itmc einen Antrag zur Entwicklung einer „Software FoBi / App der TU“. Schnell wurde klar, dass ein solches Programm von der CC Development im itmc realisiert werden sollte. Damals wurde entschieden, das Projekt in zwei Teile aufzuspalten:
FoBi 1
Der erste Teil von FoBi besteht aus dem redaktionellen System zum Erstellen des Veranstaltungsplans und endet im Ablauf mit der Anmeldung zur Veranstaltung. Hier wurde ein PDF generiert, das unterschrieben und über den Dienstweg an die Fort- und Weiterbildung geschickt werden musste. Fobi 1 ging am 4. Januar 2018 online.
FoBi 2
Projektlaufzeit
Januar 2018 - Januar 2021
Projektbeschreibung
Der zweite Teil geht nun weiter und baut auf FoBi 1 auf. Die Anträge werden nicht mehr ausgedruckt und unterschrieben. Stattdessen startet ein digitaler Workflow, der in SAP genauso wie ein Urlaubsantrag der oder dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt wird. FoBi 2 erzeugt direkt Teilnahmelisten zu den einzelnen Veranstaltungen. Dabei werden Nachrücklisten für überbelegte Kurse verwaltet. Die Teilnehmenden können (und sollten, wenn nötig) ihre Teilnahme bis kurz vor der Veranstaltung stornieren. Die Einführung von FoBi 2 vereinfacht damit die Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen. Die teilweise raren Plätze zu begehrten Terminen werden direkt bei der Beantragung reserviert.
Technisch gesehen betritt das itmc mit FoBi 2 Neuland
FoBi 2 startet im ServicePortal und verwaltet dort die Veranstaltungen (FoBi 1) sowie die Teilnahmelisten. Der Genehmigungsworkflow wird von dort in SAP initiiert. Das Ergebnis des Workflows wird dann wieder im ServicePortal ausgewertet.
Christian Brenner, (Sachgebiets-)Leiter der Personalqualifizierung, äußert sich folgendermaßen: „Die Anmeldungen in Fobi 2 sind transparent und gerecht. Die Generierung von Abschluss-Zertifikaten für die Fort- und Weiterbildungen, Teilnahmelisten usw. sind für uns deutlich einfacher geworden. Durch die Digitalisierung sind wir wesentlich schneller und flexibler geworden und schonen dabei auch noch die (Papier)Ressourcen.“
Zu FoBi im ServicePortal (nur für Beschäftigte der TU Dortmund)