Hinweis: Aufgrund von geplanten Wartungsarbeiten werden die Web-Auftritte der TU Dortmund am 17. April 2024, zwischen 18:00 und 20:00 Uhr mehrmals für kurze Zeit nicht erreichbar sein.
Wir bitten dadurch entstandene Unannehmlichkeiten zu entschuldigen und bedanken uns für Ihr Verständnis.
Zum Inhalt
Abgeschlossenes Projekt

Bewerbungsportal für internationale Studieninteressierte

Projektlaufzeit

01.04.2014 - 31.03.2016

Projektbeschreibung

Aufgrund der stetig zunehmenden Anzahl von Bewerbungseingängen internationaler Studieninteressierter für Studiengänge an der TU Dortmund war es erforderlich, ein elektronisches Verfahren zu etablieren. Hierzu wurden entsprechende Bewerbungsformulare erstellt, um Bewerbungsdaten entgegenzunehmen und für die Ergebnisprüfung digital aufzubereiten. 

Aufgrund unterschiedlicher organisatorischer Rahmenbedingungen und Auswertungsschwerpunkte wurden die Formulare und Auswertungstools für die nachfolgenden Bereiche bzw. Fakultäten getrennt voneinander aufgebaut: 

  • Für das Referat Internationales erfolgte die erstmalige Produktivsetzung des Formulars zum Sommersemester 2014. Das Referat prüft und verwaltet grundsätzlich alle Bewerbungseingänge mit Ausnahme der nachfolgenden Studiengänge.
  • Formular für Fakultät Maschinenbau: Produktivsetzung zum Wintersemester 2015. Entgegennahme von Bewerbungen für Studiengang Master of Science in Manufactoring Technology.
  • Formular für die Fakultät Bio- und Chemieingenieurwesen: Produktivsetzung im Wintersemester 2016. Entgegennahme von Bewerbungen für den Studiengang Chemical Engineering und Process Systems Engineering.
  • Formular für Fakultät Elektrotechnik: Produktivsetzung zum Wintersemester 2016.  Entgegennahme von Bewerbungen für den Studiengang Automation und Robotics.
     

Kundennutzen

Eine Onlinebewerbung über das jeweilige Webformular unterscheidet sich von einer papierbasierten Mappen- oder E-Mail Bewerbung vor allem dadurch, dass sich die Studieninteressierten weniger Gedanken über die Aufbereitung ihrer Informationen machen müssen. Entsprechende Fragestellungen bzw. erforderlichen Angaben können durch kurze Texteingaben oder hinterlegte Auswahlmenüs beantwortet werden. Das Einreichen erforderlicher Nachweise, wie z.B. Zeugnisse, Zertifikate etc., erfolgt ebenfalls im Formular über Dokumentenuploads, die den Bewerbungsdaten angehängt und mit diesen gemeinsam verschickt werden. Vor dem Versand einer Bewerbung werden die Formulardaten auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft, anschließend in einer Datenbank erfasst und dort automatisch konvertiert, nach bestimmten Kriterien ausgewertet und kategorisiert.  

Für die oben aufgeführten Bereiche, die die Feststellungsprüfung durchführen, bringen die Bewerbungsformulare den Vorteil, dass die dort Beschäftigten anschließend mit den Auswertungstools die Sichtung der Bewerberdaten mit deutlich weniger Aufwand durchführen können.

Kunden-Feedback

Die professionelle Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen und dem ITMC sowie die zügige und anforderungsgerechte Umsetzung seitens des ITMC wurde insbesondere von der Fakultät Maschinenbau um dem Referat Internationales dankend hervorgehoben.

Symbolbild einer Person
Professor Erman Tekkaya
Dekan der Fakultät Maschinenbau
„[...] Die Handhabung von mehreren Hundert Bewerbungen pro Jahr ist ohne IT-Unterstützung nicht mit vernünftigem Aufwand möglich […]. Das ITMC hat hiermit wesentlich zur weiteren Effizienzsteigerung unserer Prozesse beigetragen.“

Projektleitung