Datenschutzerklärung
Allgemeine Vorbemerkungen
Die TU Dortmund und ihr IT und Medien Centrum (ITMC) der Technischen Universität Dortmund nehmen den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die beim Besuch unserer Webseiten erhoben werden, unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Es gelten insbesondere das Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW), die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Telemediengesetz.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist erreichbar unter:
datenschutzbeauftragtertu-dortmundde
TU Dortmund
Datenschutzbeauftragter
August-Schmidt-Str. 4
44227 Dortmund
Telefon: 0231 755-2593
E-Mail senden
I Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
II Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
III Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- Betriebssystem des Nutzers
- IP-Adresse des Nutzers
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
2. Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. (Erforderlichkeit zur Erfüllung der Aufgabe der Hochschule Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. (Erforderlichkeit zur Erfüllung der Aufgabe der Hochschule Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)
3. Dauer der Speicherung
Die Verarbeitung findet während der Nutzung bis zum Ende der jeweiligen Sitzung statt.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 24 Stunden der Fall. Danach sind die IP-Adressen der Nutzer anonymisiert, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
IV Webanalyse
Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die TU Dortmund nutzt das Open-Source-Software-Tool Matomo (ehemals PIWIK), um ihre Webseiten durch Analyse des Surfverhaltens ihrer Nutzerinnen und Nutzer zu verbessern.
Die Software ordnet die Online-Aktivitäten per Digital Fingerprint einer einzelnen Browser-Sitzung zu und löscht diese nach 24 Stunden. Matomo setzt keine Cookies.
Werden Einzelseiten unserer Website aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:
- Zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems der Nutzerin/des Nutzers
- Die aufgerufene Webseite
- Die Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist (Referrer)
- Die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden
- Die Verweildauer auf der Webseite
- Welcher Browser mit welchen Plugins, welches Betriebssystem und welche Bildschirmauflösung genutzt wird
Die Software läuft dabei ausschließlich auf den Servern der Website der TU Dortmund. Eine Speicherung der personenbezogenen Daten der Nutzerinnen und Nutzer findet nur dort statt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.
Datenerfassung unterbinden
Die Aufzeichnung der Daten in der oben beschriebenen Weise können Sie folgendermaßen unterbinden:
Sie können die Einstellung „Do-not-Track“ in Ihrem Browser aktivieren. Unser Matomo-System ist so konfiguriert, dass es diese Einstellung respektiert.
V Einsatz von YouTube-Videos
Wir bieten Nutzern auf unserer Webseite die Möglichkeit, ausgewählte Videos von YouTube direkt auf der Seite anzuschauen. Zum Schutz der Nutzerdaten wird erst durch Anklicken eines Links eine Verbindung zu YouTube hergestellt und das Video gestartet. Erst dann werden Daten an den Anbieter gesendet. Sofern Sie den Link nicht anklicken, findet keinerlei Austausch zwischen dem Nutzer und YouTube statt. Informationen über die Erhebung und Verwendung Ihrer Daten bei YouTube finden Sie hier: https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de
VI Kontakt-/Anregungsformulare und E-Mail-Kontakt
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
In den Webauftritten der TU Dortmund gibt es Kontakt-/Anregungsformulare, die für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden können. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert.
Nach der Absendung des Formulars werden zudem folgende Daten gespeichert:
- Datum und Uhrzeit
- URL, von der aus das Kontaktformular abgesendet wurde
Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs eine Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über bereitgestellte E-Mail-Adressen möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.
Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.
2. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.
3. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.
VII Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
Wenn sie ihre Rechte in Anspruch nehmen wollen, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der TU Dortmund.
1. Auskunft (Art 15 DSGVO)
Sie haben das Recht auf Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten, die erhoben, verarbeitet oder ggf. an Dritte übermittelt werden.
2. Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, soweit die Verarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 (1) e oder f DSGVO erfolgt.
3. Löschung (Art 17 DSGVO)
Insbesondere nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen haben Sie ein Recht auf Löschung Ihrer Daten.
4. Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DSGVO)
In besonderen Fällen haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Dies ist dann der Fall, wenn die Datenverarbeitung unrechtmäßig sein sollte, Sie die Richtigkeit der erhobenen Daten bestreiten oder ein Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. Ebenso können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn die Daten aufgrund der Zweckerreichung einer Löschpflicht unterliegen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung von rechtlichen Ansprüchen benötigen. Eine Einschränkung der Verarbeitung müssen Sie beantragen.
5. Berichtigung (Art 16 DSGVO)
Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten.
6. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art 7 DSGVO)
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
7. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie können sich jederzeit mit allen Fragen zum Datenschutz und um sich zu beschweren an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Zuständig ist in unserem Fall die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Nordrhein-Westfalen.
Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung nicht für alle Teile des Internetauftritts der TU Dortmund gilt.
Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
TU Dortmund
Der Rektor
Technische Universität Dortmund
August-Schmidt-Straße 4
44227 Dortmund
Telefon: 0231 755-1
Privacy Policy
General Preliminary Remarks
TU Dortmund University and its IT and Media Center (ITMC) of TU Dortmund University take the protection of personal data very seriously. We process personal data which are collected when visiting our websites in compliance with the applicable data protection regulations. In particular, the North-Rhine Westphalia Data Protection Act (DSG NRW), the General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Teleservices Act (TMG) apply.
Contact Details of the Data Protection Officer
The Data Protection Officer of the responsible person of TU Dortmund University can be reached at:
TU Dortmund University
Data Protection Officer
August-Schmidt-Str. 4
44227 Dortmund
Germany
Phone: +49 (0)231-755 2593
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I. Scope of Processing of Personal Data
We only process personal data of our users if this is necessary to provide a functional website and if this is required to make our contents and services available. The processing of personal data of our users takes place as a rule only after consent of the user. An exception applies in those cases where prior consent cannot be obtained for factual reasons and the processing of the data is permitted under statutory regulations.
II. Data Erasure and Duration of Storage
The personal data of the data subject will be erased or made unavailable as soon as the purpose of storage ceases to apply. Furthermore, data may be stored if this has been provided for by the European or national legislator in EU regulations, laws or other ordinances to which the responsible person is subject. The data will also be made unavailable or erased if a storage period prescribed by the named norms expires, unless the continued storage of the data is necessary for the conclusion or fulfillment of a contract.
III. Provision of the Website and Creation of Log Files
1. Description and scope of data processing
Each time our website is accessed, our system automatically collects data and information from the computer system of the accessing computer.
The following data are collected here:
- Information about the browser type and version used
- Operating system of the user
- IP address of the user
- Date and time of access
The data are also stored in the log files of our system. A storage of this data together with other personal data of the user does not take place.
2. Purpose and legal basis for data processing
The temporary storage of the IP address by the system is necessary to allow delivery of the website to the computer of the user. For this purpose, the user's IP address must be stored for the duration of the session. (Necessity for the fulfillment of the task of the university Art. 6 (1) (e) GDPR)
Storage in log files is done to ensure the functionality of the website. In addition, the data are used to optimize the website and to ensure the security of our information technology systems. An evaluation of the data for marketing purposes does not take place in this context. (Necessity for the fulfillment of the task of the university Art. 6 (1) (e) GDPR).
3. Duration of storage
Processing will take place during use until the end of each session.
If the data are stored in log files, this is the case for a maximum of 24 hours. After that, the IP addresses of the users are anonymized, so that an assignment to the accessing client is no longer possible.
IV. Rights of the Person Concerned
If your personal data are processed, you are affected within the meaning of the GDPR, and you have the following rights vis-à-vis the responsible person:
If you want to exercise your rights, please contact the Data Protection Officer of TU Dortmund University.
1. Right of access by the data subject (Art. 15 GDPR)
You have the right to information about personal data concerning you that is collected, processed or, if relevant, transferred to third parties.
2. Right to object (Art. 21 GDPR)
You have the right to object to the processing of your personal data if the processing is based on Art. 6 (1) e or f GDPR.
3. Right to erasure (Art. 17 GDPR)
In particular, after the legally prescribed retention periods have expired, you have the right to have your data erased.
4. Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
In special cases, you have the right to restrict processing. This is the case if the data processing is unlawful, if you dispute the accuracy of the data collected or if you have filed an objection to the processing. You can also request a restriction of the processing if the data are subject to an erasure obligation because the purpose of the processing has been achieved, but you need these data to assert legal claims. You must request a processing restriction.
5. Right to rectification (Art. 16 GDPR)
You have the right to have incorrect personal data rectified.
6. Right to revoke the data protection consent declaration (Art. 7 GDPR)
You have the right to revoke your data protection declaration of consent at any time. The revocation of consent does not affect the legality of the processing carried out on the basis of the consent until revocation.
7. Right to complain to a supervisory authority
If you have any questions or complaints regarding data protection, you can always contact a data protection supervisory authority. In our case, the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information in North Rhine-Westphalia is responsible.
Please note that this privacy policy does not apply to all parts of the TU Dortmund University website.
V. Use of YouTube Videos
On our website, we offer users the opportunity to view selected videos from YouTube directly on the site. In order to protect user data, a link to YouTube is established by clicking on a link and the video is started. Only then will data be sent to the provider. If you do not click on the link, there will be no exchange between the user and YouTube. Information about the collection and use of your data on YouTube can be found here.
VI. Web Analytics
Scope of processing of personal data
TU Dortmund University uses the open-source software tool Matomo (formerly PIWIK) to improve its websites by analyzing the surfing behavior of its users. The software works with digital fingerprints which assign online activities to a single browser session and are deleted after 24 hours. Matomo does not use cookies.
The following data are saved when individual pages of our website are accessed:
- Two bytes of the IP address of the accessing user system
- The accessed website
- The website from which the user accessed the requested page (referrer)
- The sub-pages which are accessed from the visited website
- The time spent on the webpage
- Which browser with which plug-ins, which operating system and which screen resolution is used
The software only runs on our website servers. The users’ personal data is only saved to the website server and not shared with third parties.
Preventing data recording
You can prevent the above-mentioned recording of data by activating the "Do-not-track" setting in your browser. Our Matomo system is configured to respect this setting.
VII. Contact/Suggestion Forms and E-mail Contact
1. Description and scope of data processing
On TU Dortmund University websites, there are contact/suggestion forms that can be used for electronic contact. If a user makes use of this option, the data entered in the input mask are transmitted to us and stored.
After sending the form, the following data will also be stored:
- Date and time
- URL from which the contact form was sent
For the processing of data, your consent is obtained during the submission process and reference is made to this privacy policy.
Alternatively, it is possible to contact us via the provided e-mail addresses. In this case, the user's personal data that are transmitted with the e-mail will be stored.
In this context, the data will not be passed on to third parties. The data are used exclusively for processing the conversation.
2. Purpose of data processing and legal basis
The processing of personal data from the input mask serves us solely to process the contact. In the case of contact by e-mail, this also constitutes the necessary legitimate interest in processing the data.
The legal basis for the processing of the data is Art. 6 (1) (a) GDPR if the user has given his consent. The legal basis for the processing of data transmitted in the course of sending an e-mail is Art. 6 (1) (e) GDPR.
3. Duration of storage
The data will be deleted as soon as they are no longer required to achieve the purpose for which they were collected. For the personal data from the input mask of the contact form and those sent by e-mail, this is the case when the respective conversation with the user has ended. The conversation is ended when it is clear from the circumstances that the matter in question has been conclusively clarified.
Name and Address of the Responsible Person
The responsible person within the meaning of the General Data Protection Regulation and other national data protection laws of the member states as well as other data protection regulations is:
TU Dortmund University
The President
August-Schmidt-Str. 4
44227 Dortmund
Germany
Phone: +49 (0)231/755-1