Bewerbungsportal für internationale Studieninteressierte
Projektlaufzeit
01.04.2014 - 31.03.2016
Projektbeschreibung
Aufgrund der stetig zunehmenden Anzahl von Bewerbungseingängen internationaler Studieninteressierter für Studiengänge an der TU Dortmund war es erforderlich, ein elektronisches Verfahren zu etablieren. Hierzu wurden entsprechende Bewerbungsformulare erstellt, um Bewerbungsdaten entgegenzunehmen und für die Ergebnisprüfung digital aufzubereiten.
Aufgrund unterschiedlicher organisatorischer Rahmenbedingungen und Auswertungsschwerpunkte wurden die Formulare und Auswertungstools für die nachfolgenden Bereiche bzw. Fakultäten getrennt voneinander aufgebaut:
- Für das Referat Internationales erfolgte die erstmalige Produktivsetzung des Formulars zum Sommersemester 2014. Das Referat prüft und verwaltet grundsätzlich alle Bewerbungseingänge mit Ausnahme der nachfolgenden Studiengänge.
- Formular für Fakultät Maschinenbau: Produktivsetzung zum Wintersemester 2015. Entgegennahme von Bewerbungen für Studiengang Master of Science in Manufactoring Technology.
- Formular für die Fakultät Bio- und Chemieingenieurwesen: Produktivsetzung im Wintersemester 2016. Entgegennahme von Bewerbungen für den Studiengang Chemical Engineering und Process Systems Engineering.
- Formular für Fakultät Elektrotechnik: Produktivsetzung zum Wintersemester 2016. Entgegennahme von Bewerbungen für den Studiengang Automation und Robotics.
Kundennutzen
Eine Onlinebewerbung über das jeweilige Webformular unterscheidet sich von einer papierbasierten Mappen- oder E-Mail Bewerbung vor allem dadurch, dass sich die Studieninteressierten weniger Gedanken über die Aufbereitung ihrer Informationen machen müssen. Entsprechende Fragestellungen bzw. erforderlichen Angaben können durch kurze Texteingaben oder hinterlegte Auswahlmenüs beantwortet werden. Das Einreichen erforderlicher Nachweise, wie z.B. Zeugnisse, Zertifikate etc., erfolgt ebenfalls im Formular über Dokumentenuploads, die den Bewerbungsdaten angehängt und mit diesen gemeinsam verschickt werden. Vor dem Versand einer Bewerbung werden die Formulardaten auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft, anschließend in einer Datenbank erfasst und dort automatisch konvertiert, nach bestimmten Kriterien ausgewertet und kategorisiert.
Für die oben aufgeführten Bereiche, die die Feststellungsprüfung durchführen, bringen die Bewerbungsformulare den Vorteil, dass die dort Beschäftigten anschließend mit den Auswertungstools die Sichtung der Bewerberdaten mit deutlich weniger Aufwand durchführen können.
Kunden-Feedback
Die professionelle Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen und dem ITMC sowie die zügige und anforderungsgerechte Umsetzung seitens des ITMC wurde insbesondere von der Fakultät Maschinenbau um dem Referat Internationales dankend hervorgehoben.
