Das Team "Servicebereich Administration"
Der Servicebereich Administration verantwortet die kaufmännischen Aufgaben innerhalb des ITMC. Die Schwerpunkte des vielfältigen Aufgabenbereichs sind insbesondere IT Beschaffungen, Lizenzmanagement, IT Controlling und das interne Organisations- und Personalmanagement. Dies bedingt eine fachliche Spezialisierung und enge Verzahnung im Team sowie eine kontinuierliche Abstimmung und Zusammenarbeit mit der Verwaltung.
Im Servicebereich Administration werden alle Beschaffungen vom Bleistift bis zur Ausschreibung eines wissenschaftlichen Großgerätes vorbereitet und abgewickelt. Das umfasst sämtliche Vorgaben und Abläufe rund um die Einkaufsaktivitäten des ITMC und die Beschaffung von Hardware und Software für die von ITMC betreuten Organisationseinheiten. Im Team ist die erforderliche notwendige Expertise für die fachgerechte Anwendung der vergabe- und haushaltsrechtlichen Bestimmungen in enger Abstimmung mit der zentralen Beschaffung an der TU Dortmund gebündelt. Zudem obliegt dem Team die Verantwortung für die Abwicklung aller internen Verrechnungen sowie das Vertragsmanagement.
Aussagekräftige Kennzahlen und ein bedarfsgerechtes Controlling sind wichtige Voraussetzungen für eine erfolgreiche Steuerung des ITMC. Deshalb werden im Team relevante Kennzahlen erhoben, dokumentiert und ausgewertet. Als Kennzahlen gelten alle Informationen, die dabei helfen, die ITMC Prozesse zu steuern und somit final zu verbessern.
Die aktuellen Herausforderungen hinsichtlich der digitalen Transformation müssen berücksichtigt werden und haben auch Auswirkungen auf die Administration, z.B. gestalten sich die Lizenzverhandlungen immer komplexer. Auch das Lizenzmanagement muss die neuen Bedingungen abbilden, um die regelkonforme Lizenzierung an der TU Dortmund zu sichern. Wichtige Aspekte dabei sind Bedarfsanalysen, Lizenzvermessung, Nachnutzungsrechte sowie Datenschutz und personalrechtliche Implikationen.
Eminent wichtig ist dabei der Erfahrungsaustausch innerhalb der TU Dortmund, aber auch die Kooperation mit anderen Hochschulen, um gemeinsame Interessen zu identifizieren und Synergien zu schaffen. Dies stärkt die Position gegenüber den Lizenzgebern und sichert uns ein erfolgreiches Vorgehen. Deshalb hat sich z.B. das vollumfängliche Thema Lizenzmanagement zu einer hochkomplexen Aufgabenstellung entwickelt und wird vom Servicebereich Administration vollumfänglich verantwortet.
