Projektkurzbeschreibung

Die Hochschulen benötigen für die Digitalisierung der administrativen Unterstützungsprozesse zukunftsfähige Technologieplattformen, welche die Fachverfahren und Prozesse unterstützen. Die TU Dortmund, die WWU Münster und sechs weitere Hochschulen in NRW gehen daher als Konsortium die Herausforderung an, für die weitere Digitalisierung die aktuell genutzten SAP ERP-Systeme auf die technologisch aktuelle SAP-Plattform S/4HANA zu migrieren. Gleichzeitig wollen weitere Hochschulen wie die Hochschule Ruhr West zukünftig ein standardisiertes SAP S/4HANA System für die Hochschulverwaltung einsetzen.

SAP.nrw soll als kooperatives Projektvorhaben eine einheitliche und möglichst standardisierte SAP S/4HANA Referenzvorlage schaffen, um einerseits allen beteiligten Hochschulen mit möglichst geringem Aufwand den Umstieg auf die neue S/4HANA Plattform zu ermöglichen. Weiterhin wird hiermit mittel- bis langfristig die Möglichkeit geschaffen, zukünftige Entwicklungen einmalig für alle Beteiligten zur Verfügung zu stellen sowie den Neueinstieg in SAP auch für weitere Hochschulen niedrigschwellig zu gestalten.

Das Projekt ist Bestandteil der Vereinbarung zur Digitalisierung (VzD) und wird von der Digitalen Hochschule NRW (DH.NRW) gefördert.

Projektlaufzeit

Projektbeginn: 01.07.2022
Projektende: 31.12.2025

Projektbeteiligte Hochschulen im Konsortium:

Technische Universität Dortmund (Konsortialführung und Projektleitung), Westfälische Wilhelms-Universität Münster (Projektleitung), Deutsche Sporthochschule Köln, Hochschule Ruhr West, Technische Hochschule Köln, Universität Bielefeld, Universität Duisburg-Essen, Universität Siegen, Universität zu Köln

Projektziele

Die Ziele des Projekts SAP.nrw sind:

• unter Führung der projektleitenden Hochschulen im engen, gemeinsamen Austausch mit allen beteiligten Hochschulen des Konsortiums eine SAP-Referenzvorlage NRW zu erstellen und für lokale Implementierungen zur Verfügung zu stellen
• den produktiven Rollout auf Basis dieses Referenzsystems inklusive der erforderlichen Lokalisierungen an den vier Early Adopter Hochschulen (TU Dortmund, WWU Münster, Sporthochschule Köln, Hochschule Ruhr West) zum 01.01.2025 durchzuführen
• die Referenzvorlage weitgehend am SAP-Standard auszurichten
• NRW-Prozess-Standards durch Vereinheitlichung auf Basis von Best Practice-Ansätzen zu etablieren um eine kostengünstige gemeinsame Weiterentwicklung zu ermöglichen
• durch Nutzung moderner und skalierbarer Betriebs- und lnfrastrukturstandards die Voraussetzung für einen kostengünstigen gemeinsamen Betrieb zu schaffen

Ergänzende Projektaspekte

Im Rahmen der lokalen Implementierung an der Technischen Universität Dortmund und der Deutschen Sporthochschule Köln wurde eine Vorstudie zum Migrationsvorgehen durchgeführt. Ziel war die Bewertung möglicher Migrationsszenarien für den Übergang vom bisherigen SAP System auf das zukünftige SAP S/4HANA unter Berücksichtigung der projektspezifischen Rahmenbedingungen.

Als Ergebnis der Vorstudie wurde an beiden Hochschulen entschieden, die jeweiligen Lokalisierungsprojekte in Zusammenarbeit beider Hochschulen um ein zusätzliches Unterprojekt „Gesamtmigration“ zu erweitern.
Wesentliche Aspekte dieses Vorgehens:

• Durchführung einer vollständigen Migration der bestehenden System- und Datenlandschaft im Rahmen des Einführungsprojekts
• höherer initialer Projektaufwand in Vorbereitung und Durchführung
• im Gegenzug deutliche Reduktion langfristiger Parallelaufwände
• Vermeidung eines mehrjährigen Parallelbetriebs von Alt- und Zielsystemen
• schnellere Konsolidierung der Prozesse und Datenbestände im neuen S/4HANA-System

An der Technischen Universität Dortmund und der Deutschen Sporthochschule Köln ist der jeweilige GoLive, d.h. die Umstellung auf SAP S/4 HANA im Rahmen der Gesamtmigration für das 4. Quartal 2026 geplant.

Projektverlängerung / Erweiterungsantrag zum NRW Projekt

Ergänzend zum ursprünglichen Projekt SAP.nrw wurde im Jahr 2025 ein Erweiterungsantrag gestellt. Hintergrund sind zusätzliche Aufwände, die sich aus der Weiterentwicklung, Qualitätssicherung und Stabilisierung der SAP S/4HANA Referenzvorlage ergeben haben.
Der Erweiterungsantrag verfolgt insbesondere folgende Ziele:

• Finanzierung zusätzlicher Aufwände zur Weiterentwicklung und Pflege der Referenzvorlage
• Sicherstellung der Betriebs- und Nutzungsfähigkeit der Referenzlösung für die beteiligten Hochschulen bis Mitte 2026
• Unterstützung der Konsortialhochschulen bei der weiteren Nutzung und Implementierung der Referenzvorlage

Der Erweiterungsantrag wurde bewilligt.
Die Projektlaufzeit der Erweiterung endet nun am 30.06.2026.

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